Le remboursement des frais engagés par les bénévoles

Les bénévoles peuvent être remboursés de leurs frais sous certaines conditions.

1. Les frais doivent être engagés :

a) dans le cadre d'une activité bénévole

Le bénévolat se caractérise par la participation à l'animation et au fonctionnement de l'association sans contrepartie ni aucune rémunération hormis, éventuellement, le remboursement, pour leur montant réel et justifié, des dépenses engagées par les bénévoles dans le cadre de leur activité associative.

b) en vue strictement de l'objet social d'une oeuvre ou d'un organisme d'intérêt général

Seuls les frais engagés pour participer à des activités entrant strictement dans le cadre de l'objet de l'association sont susceptibles d'ouvrir droit à l'avantage fiscal.

2. Les frais doivent être dûment justifiés.

Pour ouvrir droit à remboursement, les frais doivent correspondre à des dépenses réellement engagées et dûment justifiées (billets de train, factures correspondant à l'achat de biens ou à des prestation de services acquittées par le bénévole pour le compte de l'association, kilomètres parcourus avec son véhicule personnel, notes d'essence,…).

Chaque pièce justificative doit mentionner précisément l'objet et la date de la dépense ou du déplacement.

Un barème kilométrique spécifique pour les bénévoles des associations est établi, applicable quelles que soient la puissance du véhicule, l’essence utilisée et la distance parcourue : 

- aux véhicules automobiles : 0.302 € / km 

- aux vélomoteurs, scooters et motos : 0.117 € / km

(Barème 2011 pour déclarations revenus 2010)

L’association peut décider d’un montant forfaitaire different, à la condition qu’il soit le meme pour tous les bénévoles et inférieur au barème en vigueur.

Si le remboursement forfaitaire est supérieur, l’URSSAF pourrait considérer qu’il s’agit de salaires déguisés tout comme les services fiscaux qui pourraient y voir un revenu que le bénévole-contribuable doit déclarer.

La renonciation au remboursement des frais valorisée fiscalement

Si l’association n’a pas les moyens de rembourser tous les frais engagés,

ou si le bénévole décide de renoncer volontairement au remboursement de ses frais, ces frais sont alors considérés, sous certaines conditions, comme dons pouvant ouvrir droit à une déducation fiscale.

Le bénévole doit renoncer expressément au remboursement des frais engagés dans le cadre de son activité bénévole.

Cette renonciation peut prendre la forme d'une mention explicite rédigée par le bénévole sur la note de frais ou la facture telle que :
" Je soussigné (nom et prénom de l'intéressé) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l'association en tant que don ".

L'organisme doit conserver à l'appui de ses comptes la déclaration d'abandon ainsi que les pièces justificatives correspondant aux frais engagés par le bénévole. Il pourra alors valoriser ces montants dans les comptes et les budgets, au titre des contributions volontaires.

L’enregistrement comptable de ce don se fait de la façon suivante :

Cas d'une comptabilité en partie double pour une facture d’achat de fournitures administrative :

Compte	Libellé	Débit	Crédit
754	Collectes, dons manuels		100
6064	Fournitures administratives	100

L'association, si elle répond aux conditions specifies par la loi, peut alors délivrer un reçu fiscal.

Référence : Instruction fiscale 5-B-11-01 du 23 février 2001

Pour connaître les conditions relatives à la déduction fiscale des dons :

cf. fiche sur le don et la fiscalité.

Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter :

CRDVA - 04 95 21 41 97